Normatywy kancelaryjno-archiwalne to dokumenty (zestaw zasad i narzędzi), które porządkują sposób postępowania z dokumentacją w jednostce: jak klasyfikować sprawy, jak je oznaczać, jak tworzyć teczki i jak kwalifikować dokumentację do odpowiednich kategorii. W praktyce pracownik kancelarii i archiwum korzysta z nich codziennie, aby prowadzić sprawy jednolicie i tak samo w całej instytucji.
Odpowiedź "jednolity rzeczowy wykaz akt" jest poprawna, ponieważ taki wykaz stanowi podstawowe narzędzie klasyfikacji rzeczowej dokumentacji: przypisuje sprawom symbole i porządkuje je według haseł/klas. Dzięki temu możliwe jest konsekwentne zakładanie teczek, prowadzenie rejestrów i późniejsze przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
Pozostałe propozycje nie są normatywami kancelaryjno-archiwalnymi:
- "schemat organizacyjny" opisuje strukturę jednostki (komórki, podległość służbową), ale nie definiuje zasad klasyfikacji dokumentacji ani sposobu prowadzenia spraw.
- "regulamin premiowania" to dokument z obszaru kadr i wynagradzania; reguluje zasady przyznawania premii, a nie obieg i kwalifikację dokumentów.
- "plan pracy" ma charakter planistyczny (zadania, terminy, działania), lecz nie jest narzędziem kancelaryjnym do porządkowania akt i nadawania im klasyfikacji.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą wskazówkę: jeśli dokument klasyfikuje sprawy albo ustanawia zasady postępowania z dokumentacją, to najczęściej ma charakter kancelaryjno-archiwalny. Jeśli opisuje strukturę, cele, zadania lub wynagrodzenia — zwykle należy do dokumentów organizacyjnych, planistycznych lub kadrowych.
