W programie księgowym zapisy ewidencji zdarzeń gospodarczych są przechowywane w bazie danych. Najważniejszą czynnością "na koniec dnia pracy" jest więc archiwizacja danych (wykonanie kopii zapasowej), aby w razie awarii komputera, uszkodzenia dysku, błędu użytkownika lub ataku złośliwego oprogramowania dało się odtworzyć stan ewidencji.
Odpowiedź "bilans majątku" jest nieprawidłowa, ponieważ bilans to zestawienie aktywów i pasywów sporządzane na określony dzień (najczęściej na koniec okresu sprawozdawczego), a nie standardowa, codzienna czynność zabezpieczająca bazę programu. Może być generowany z systemu, ale nie zastępuje kopii danych.
Odpowiedź "podsumowanie wpisów" również nie rozwiązuje problemu bezpieczeństwa. Podsumowanie jest formą raportu/wykazu pomagającego sprawdzić, co wprowadzono, ale jeśli baza ulegnie uszkodzeniu, samo podsumowanie nie odtworzy pełnych zapisów ani konfiguracji.
Odpowiedź "dzienny rachunek zysków i strat" jest błędna, bo rachunek zysków i strat służy do oceny wyniku finansowego w danym okresie. Nawet gdy system umożliwia raport dzienny, jest to element analizy i kontroli, a nie procedura zabezpieczenia danych.
W praktyce warto pamiętać o zasadach backupu: wykonywać kopie regularnie, przechowywać je poza komputerem roboczym (np. nośnik zewnętrzny lub bezpieczne repozytorium) oraz okresowo sprawdzać, czy kopię da się poprawnie odtworzyć. To minimalizuje ryzyko przerw w rozliczeniach i utraty dowodów ewidencyjnych.
