Spis zdawczo-odbiorczy jest dokumentem ewidencyjnym używanym przy przekazywaniu dokumentacji do archiwum (np. archiwum zakładowego). Zawiera wykaz przekazywanych jednostek oraz elementy formalne, które pozwalają jednoznacznie ustalić, kiedy i na jakiej podstawie zestawienie zostało sporządzone.
W części określanej jako podsumowanie spisu umieszcza się dane końcowe dotyczące samego spisu jako dokumentu. Dlatego odpowiedź "datę sporządzenia spisu" jest właściwa: data jest typowym elementem końcowym, niezbędnym do ustalenia chronologii przekazań i identyfikacji wersji spisu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe w kontekście "podsumowania":
- "informację o kategorii akt" – kategoria archiwalna odnosi się do kwalifikacji i okresu przechowywania dokumentacji, czyli do cech akt/jednostek lub całego przekazania. Może pojawiać się w opisach lub zestawieniach, ale nie jest typowym elementem podsumowania rozumianego jako dane końcowe spisu.
- "liczbę metrów bieżących dokumentacji" – metry bieżące to miara zasobu i często funkcjonuje w statystyce archiwum albo w informacjach zbiorczych o przekazaniu. Nie jest to jednak element identyfikujący sporządzenie spisu jako dokumentu i nie stanowi standardowej treści podsumowania.
- "lokalizację dokumentów w magazynie archiwalnym" – lokalizacja jest elementem organizacji przechowywania (sygnatury, miejsca składowania, topografia magazynu). Może być nadawana po przyjęciu i opracowaniu, a nie jest konieczną częścią podsumowania spisu zdawczo-odbiorczego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "podsumowanie", szukaj odpowiedzi związanej z danymi końcowymi dokumentu (np. data sporządzenia), a nie z danymi opisującymi szczegółowo akta lub ich magazynowanie.
