Spis zdawczo-odbiorczy akt jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym używanym przy przekazywaniu dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. W praktyce część danych w spisie przygotowuje komórka przekazująca (np. opis tego, co przekazuje), a część uzupełnia archiwum zakładowe jako strona przyjmująca – po sprawdzeniu zgodności, kompletności i prawidłowego uporządkowania akt.
Odpowiedź "Archiwista zakładowy" jest właściwa, ponieważ to on działa w imieniu archiwum zakładowego przy przyjęciu dokumentacji. Wpisy w rubrykach odnoszących się do przyjęcia/ewidencjonowania oraz potwierdzenia czynności archiwalnych powinny być wykonane przez osobę, która te czynności faktycznie realizuje i ponosi za nie odpowiedzialność służbową.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują:
- "Pracownik przekazujący dokumentację" – zwykle odpowiada za przygotowanie akt do przekazania i sporządzenie części opisowej, ale nie powinien sam potwierdzać czynności, które wykonuje strona przyjmująca (kontrola i formalne przyjęcie do archiwum).
- "Przedstawiciel archiwum państwowego" – archiwum państwowe sprawuje nadzór/metodykę i przejmuje materiały archiwalne w określonych sytuacjach, natomiast bieżące przyjmowanie akt do archiwum zakładowego w jednostce nie jest wykonywane przez jego przedstawiciela.
- "Firma brakująca dokumentację" – sformułowanie jest nieprecyzyjne i nie opisuje roli w procedurze przekazywania akt; brakowanie to odrębny proces (selekcja i niszczenie dokumentacji niearchiwalnej) i nie determinuje, kto wypełnia rubryki spisu przy przekazaniu do archiwum zakładowego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy tego, kto wypełnia rubryki związane z przyjęciem/poświadczeniem, najczęściej chodzi o stronę przyjmującą, czyli archiwistę zakładowego. Gdy dotyczy opisu zawartości teczek i przygotowania do przekazania – częściej będzie to komórka przekazująca.
