Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie jest dokumentem, który porządkuje i potwierdza zakres planowanego brakowania. W praktyce archiwum zakładowego nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że "coś niszczymy" – konieczny jest opis, ile dokumentacji obejmuje decyzja oraz czego dotyczy.
Odpowiedź "zawiera informacje o liczbie metrów bieżących dokumentów przeznaczonych do zniszczenia" jest poprawna, ponieważ metry bieżące są typowym sposobem wyrażania ilości akt w ujęciu archiwalnym. Taki zapis umożliwia porównanie stanu przed i po brakowaniu, kontrolę procesu oraz rozliczenie fizycznego usunięcia akt.
Pozostałe stwierdzenia są błędne, bo odnoszą się do częstych nieporozumień:
- "jest przygotowywany po fizycznym wybrakowaniu dokumentów" – myli dokumentację procesu z jego finałem. Protokół jest elementem formalnego udokumentowania oceny i kwalifikacji oraz zakresu brakowania, a nie wyłącznie podsumowaniem po zniszczeniu.
- "obowiązkowo podpisuje pracownik miejscowego archiwum państwowego" – brzmi wiarygodnie przez odwołanie do autorytetu, ale nie stanowi uniwersalnej zasady dla każdego przypadku i każdej jednostki; w praktyce obieg i podpisy wynikają z przyjętych procedur i trybu postępowania.
- "dotyczy tylko akt kategorii A" – jest logicznie sprzeczne z samą nazwą: dokumentacja niearchiwalna nie jest kategorią A (materiały archiwalne). Brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, a kategoria A jest przeznaczona do wieczystego przechowywania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "makulatura/zniszczenie", szukaj odpowiedzi związanych z ilościowym i ewidencyjnym opisem dokumentacji oraz elementami formalnej dokumentacji brakowania.
