Spis zdawczo-odbiorczy służy do formalnego i ewidencyjnego przekazania dokumentacji z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Jego celem jest jednoznaczne udokumentowanie: kto przekazuje, kto przyjmuje, kiedy nastąpiło przekazanie oraz co dokładnie zostało przekazane (pozycje spisu opisujące teczki).
Dlatego w części dotyczącej całego spisu wymaga się danych identyfikujących osoby uczestniczące w czynności i potwierdzających odpowiedzialność, w tym imienia i nazwiska (oraz podpisu) osoby sporządzającej/przekazującej oraz osób zatwierdzających i przyjmujących dokumentację. Imię i nazwisko pozwala jednoznacznie wskazać pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie spisu i przekazanie akt.
Ocena odpowiedzi:
- Imię i nazwisko osoby przekazującej dokumenty – poprawne, bo jest to informacja identyfikacyjna wymagana do wskazania osoby odpowiedzialnej (w praktyce wraz z podpisem).
- Numer telefonu osoby przekazującej dokumenty – nie jest elementem wymaganym spisu; spis nie jest kartą kontaktową, tylko dokumentem ewidencji przekazania.
- Adres e-mail osoby przekazującej dokumenty – podobnie jak telefon, jest danymi kontaktowymi, a nie wymaganym elementem spisu.
- Wszystkie powyższe – fałszywe, bo tylko część informacji (dane identyfikacyjne osób) wynika z wymogów spisu; dane kontaktowe nie są obowiązkowe.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli pytanie dotyczy spisu (ewidencji), szukaj pól identyfikacyjnych i potwierdzających czynność (nazwy jednostek/komórek, imiona i nazwiska, podpisy, data). Telefon i e-mail to typowa pułapka – są przydatne organizacyjnie, ale nie należą do minimum wymaganego dla spisu.
