Opis w pytaniu dotyczy czynności, w której do tematu lub pojedynczego obrazu (fotografii) przypisuje się hasło albo zestaw haseł po to, aby użytkownik mógł później sprawnie odnaleźć materiały po wybranym zagadnieniu. Taką funkcję pełni indeksowanie: buduje ono "drogę dojścia" do obiektu poprzez słowa/hasła (często rozumiane jako słowa kluczowe, deskryptory lub hasła przedmiotowe) i wspiera wyszukiwanie w katalogu lub bazie danych.
Pozostałe pojęcia opisują inne typy prac:
- Konkordancja w języku ogólnym oznacza zgodność, a w niektórych kontekstach także zestawienie (np. wykaz/porównanie). Nie jest to jednak nazwa czynności polegającej na przypisywaniu obiektom haseł w celu wyszukiwania.
- Systematyzacja to porządkowanie według ustalonego systemu (np. chronologicznie, tematycznie, według autorów). Może wspierać dostęp do zbioru, ale nie jest tym samym co nadanie haseł wyszukiwawczych do pojedynczych obiektów.
- Inwentaryzacja dotyczy ewidencjonowania i sporządzania spisu/inwentarza zasobu. Koncentruje się na rejestracji i identyfikacji jednostek, a nie na tworzeniu haseł/indeksów tematycznych dla ułatwienia wyszukiwania.
W praktyce archiwalnej przy opracowaniu fotografii indeksowanie przejawia się m.in. w konsekwentnym przypisywaniu haseł (np. osobowych, geograficznych, rzeczowych) oraz dbaniu o jednolite brzmienie haseł, dzięki czemu użytkownik nie musi znać dokładnej sygnatury, aby dotrzeć do materiału.
