Słowo skontrum oznacza kontrolę zasobu: sprawdzenie, czy to, co znajduje się fizycznie w archiwum, jest zgodne z tym, co wynika z ewidencji (spisów, wykazów, sygnatur, jednostek archiwalnych). Taka kontrola ma sens wtedy, gdy zasób jest już uporządkowany, czyli ułożony według przyjętych zasad oraz opisany w sposób umożliwiający porównanie stanu faktycznego z zapisami ewidencyjnymi.
Dlatego poprawna jest odpowiedź "po uporządkowaniu całego zasobu." W praktyce dopiero po zakończeniu porządkowania można rzetelnie wykryć braki, przemieszczenia jednostek, błędne opisy, zdublowane sygnatury albo rozbieżności między opisem a zawartością. Wcześniej porządek i ewidencja mogą być jeszcze w trakcie tworzenia lub zmian, co utrudniałoby jednoznaczne porównanie.
- "po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej." – ekspertyza dotyczy oceny wartości i kwalifikacji dokumentacji, a nie samego sprawdzenia kompletności i zgodności ewidencyjnej uporządkowanego zasobu. To inny cel i inny typ czynności.
- "po każdym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej." – brakowanie jest selekcją i wycofaniem dokumentacji niearchiwalnej. Nie wynika z tego, że po każdym takim działaniu trzeba wykonywać pełne skontrum całego zasobu archiwalnego; byłoby to nieproporcjonalne i mieszałoby dwie różne procedury.
- "po każdym przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego." – przekazanie jest odrębnym etapem gospodarowania materiałami archiwalnymi. Może wymagać przygotowania spisów zdawczo-odbiorczych i rozliczeń, ale nie jest to definicyjny moment przeprowadzenia skontrum całego zasobu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się czynności takie jak ekspertyza, brakowanie i przekazywanie, warto zadać sobie pytanie: czy dana czynność jest kontrolą zgodności zasobu z ewidencją, czy raczej oceną wartości/seleksją albo transportem i przekazaniem. Słowo-klucz to "porównanie stanu faktycznego z ewidencją", które najlepiej wykonać po pełnym uporządkowaniu.
