Spis zdawczo-odbiorczy jest narzędziem ewidencyjnym, które ma umożliwić jednoznaczną identyfikację przekazywanych teczek (jednostek archiwalnych) oraz ich kontrolę kompletności. Żeby spis był czytelny i zgodny z logiką wytwarzania dokumentacji w jednostce, teczki porządkuje się według symboli klasyfikacyjnych wynikających z wykazu akt. Taki układ odzwierciedla podział na klasy i hasła rzeczowe oraz pozwala łatwiej odnaleźć dokumentację danej sprawy/obszaru działania.
Odpowiedź "kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt." jest poprawna, ponieważ symbol klasyfikacyjny jest podstawowym elementem porządkującym dokumentację w systemie kancelaryjno-archiwalnym i tworzy spójny, rzeczowy schemat ułożenia teczek w spisie.
Pozostałe propozycje nie są właściwym kryterium układu:
- "numerów spisów zdawczo-odbiorczych." – numer spisu identyfikuje sam dokument ewidencyjny (spis jako całość), a nie porządek teczek w jego obrębie. Sortowanie teczek według numerów spisów mieszałoby różne przekazy i utrudniało odtworzenie struktury klasyfikacyjnej.
- "liczby dziennika obwiązującego w jednostce." – dziennik (rejestr) dotyczy rejestracji korespondencji/spraw w kancelarii. To metryka z obszaru obiegu bieżącego, a nie zasada układu teczek przy przekazaniu do archiwum.
- "dat wpływu dokumentów do archiwum." – daty wpływu są informacją chronologiczną (kiedy coś wpłynęło), ale nie zastępują klasyfikacji rzeczowej. W spisie można je wykazać jako dane opisowe, jednak układ teczek powinien wynikać z wykazu akt, aby zachować logiczny porządek i ułatwić wyszukiwanie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "spis zdawczo-odbiorczy" oraz "teczki ułożyć według…", najpierw sprawdź, czy w odpowiedziach jest odwołanie do wykazu akt/symbolu klasyfikacyjnego. Kryteria typu "data wpływu", "dziennik", "numer" zwykle dotyczą rejestracji i obiegu, a nie układu rzeczowego teczek w ewidencji archiwalnej.
