Przewodnik kartkowy po zasobie akt to pomoc archiwalna, która ma dawać szybki ogląd całości (lub części) zasobu przechowywanego w danym archiwum. Jest sporządzany na luźnych kartach, dzięki czemu można go wygodnie aktualizować i uzupełniać wraz ze zmianami w zasobie.
Zgodnie z przyjętą praktyką archiwalną przewodnik kartkowy sporządza się w trzech egzemplarzach. Wynika to z różnych funkcji, jakie ma spełniać ta sama informacja o zasobie:
- Egzemplarz roboczy pozostaje w archiwum zakładowym do bieżącego korzystania (wyszukiwanie, kontrola kompletności, dopisywanie zmian).
- Egzemplarz dla władz archiwalnych (właściwego archiwum państwowego) wspiera nadzór archiwalny i umożliwia kontrolę stanu ewidencji.
- Kopia zabezpieczająca chroni przed utratą danych ewidencyjnych w razie zniszczenia, zagubienia lub uszkodzenia jednego kompletu kart.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe? Wariant "w dwóch egzemplarzach" nie zapewnia pełnego rozdzielenia funkcji roboczej, nadzorczej i zabezpieczającej — w praktyce brakowałoby jednego z tych elementów. Warianty "w czterech" i "w pięciu egzemplarzach" sugerują nadmiarowe kopiowanie, które zwykle nie jest uzasadnione organizacyjnie i nie wynika z typowej metodyki opracowania pomocy archiwalnych; zwiększa nakład pracy, nie wnosząc proporcjonalnych korzyści w ewidencji.
Wskazówka egzaminacyjna: łatwo pomylić przewodnik kartkowy po zasobie z innymi narzędziami (np. inwentarzem kartkowym zespołu czy spisem zdawczo-odbiorczym). W pytaniu kluczowe jest słowo "po zasobie" — chodzi o orientację w całości zasobu i dlatego akcentuje się także nadzór i zabezpieczenie informacji.
