Spis zdawczo-odbiorczy to podstawowy dokument ewidencyjny potwierdzający przekazanie dokumentacji (tu: niearchiwalnej, kategorii BE50) z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Jego funkcją jest jednocześnie:
- udokumentowanie faktu przekazania (kto, kiedy i co przekazał),
- umożliwienie ewidencji i późniejszego wyszukiwania przekazanych jednostek,
- zabezpieczenie interesów obu stron (przekazującej i przyjmującej),
- ułatwienie czynności kontrolnych i porządkowych.
Odpowiedź "W 3 egzemplarzach." jest poprawna, ponieważ sporządzenie kilku kopii ma zapewnić, że odpowiednią dokumentację posiada zarówno podmiot przekazujący (dowód wyzbycia się akt), jak i archiwum zakładowe (podstawa przyjęcia do zasobu), a dodatkowy egzemplarz może być przeznaczony do celów ewidencyjnych/kontrolnych w obiegu kancelaryjno-archiwalnym.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "W 1 egzemplarzu." – jeden egzemplarz nie zabezpiecza obiegu dokumentów; jedna ze stron pozostaje bez potwierdzenia, co utrudnia rozliczalność przekazania.
- "W 2 egzemplarzach." – zwykle nie wystarcza na pełny obieg ewidencyjny, gdy wymagany jest dodatkowy komplet dla celów rejestracyjnych lub kontroli.
- "W 4 egzemplarzach." – to nadmiar w typowej procedurze; zwiększa pracochłonność bez uzasadnionej potrzeby w standardowym przekazaniu.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o spisy i protokoły zwracaj uwagę, czy chodzi o potwierdzenie przekazania i obieg ewidencyjny – liczba egzemplarzy wynika z tego, kto musi mieć własną, formalną kopię.
