Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2021



PYTANIE NR 12.
Przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przekazanie akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego wymaga udokumentowania, jakie jednostki archiwalne przekazano i jakie przyjęto.
Taką funkcję pełni spis zdawczo-odbiorczy: jest podstawą formalnego przekazania oraz potwierdzeniem odbioru dokumentacji przez archiwum.

Pełne wyjaśnienie:

Przekazując dokumentację z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, należy zastosować dokument, który jednoznacznie ewidencjonuje przekazywane jednostki i stanowi podstawę formalnego przejęcia przez archiwum. Taką rolę pełni spis zdawczo-odbiorczy: zawiera wykaz przekazywanych pozycji (jednostek/teczek) i jest elementem rozliczenia przekazania oraz przyjęcia dokumentacji.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

  • Spis spraw służy przede wszystkim do ewidencjonowania spraw prowadzonych w komórce organizacyjnej w danym okresie (w kontekście prowadzenia akt spraw), a nie do dokumentowania samego aktu przekazania jednostek do archiwum zakładowego.
  • Pismo przewodnie bywa stosowane przy przekazywaniu korespondencji lub materiałów między jednostkami jako informacja przewodnia, ale nie zastępuje ewidencji wymaganej do przyjęcia akt do archiwum. Nie daje porównywalnej kontroli kompletności jak wykaz pozycji w spisie.
  • Protokół jest formą dokumentowania zdarzeń/czynności (np. ustaleń, kontroli, zniszczeń), jednak w typowej praktyce przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego nie jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym tego procesu. Do tego celu służy wykaz przekazywanych jednostek, czyli spis zdawczo-odbiorczy.

Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli w pytaniu pojawia się przekazanie dokumentacji "do archiwum zakładowego", szukaj odpowiedzi związanej z ewidencją przekazanych jednostek i potwierdzeniem przyjęcia (zdanie–odbiór), a nie z bieżącą rejestracją spraw.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest spis zdawczo-odbiorczy w archiwum zakładowym?
Spis zdawczo-odbiorczy to wykaz jednostek archiwalnych przekazywanych z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Umożliwia identyfikację, co zostało przekazane i co przyjęto, oraz stanowi podstawę ewidencji i rozliczenia przekazania dokumentacji.
Jaką funkcję pełni spis zdawczo-odbiorczy przy przekazywaniu akt?
Pełni funkcję dowodową i ewidencyjną: porządkuje informacje o przekazywanych teczkach/jednostkach, pozwala sprawdzić kompletność przekazania i ułatwia późniejsze wyszukiwanie akt w archiwum. Jest też formalnym potwierdzeniem przyjęcia dokumentacji.
Dlaczego spis spraw nie jest podstawą przekazania dokumentacji do archiwum?
Spis spraw dotyczy rejestracji i prowadzenia spraw w komórce (na etapie pracy bieżącej). Nie jest dokumentem, który wykazuje przekazywane jednostki archiwalne do archiwum zakładowego i nie zastępuje ewidencji przekazania/przyjęcia akt.
Czy pismo przewodnie może zastąpić spis zdawczo-odbiorczy?
Nie powinno go zastępować. Pismo przewodnie może jedynie towarzyszyć przekazaniu jako informacja, ale nie spełnia roli szczegółowego wykazu jednostek i nie zapewnia tej samej kontroli kompletności. W egzaminach zwykle właściwą podstawą jest spis zdawczo-odbiorczy.
Kiedy sporządza się spis zdawczo-odbiorczy?
Sporządza się go w momencie przekazywania dokumentacji z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego, gdy akta są przygotowane do przekazania (np. po uporządkowaniu i opisaniu jednostek). Jego celem jest udokumentowanie przekazania oraz ułatwienie przyjęcia.
Jakie dane zwykle zawiera spis zdawczo-odbiorczy?
Zwykle zawiera informacje identyfikujące przekazywane jednostki (np. tytuł teczki/jednostki, daty skrajne, oznaczenia klasyfikacyjne, liczbę jednostek, uwagi). Dzięki temu archiwum może jednoznacznie ustalić, co zostało przekazane i w jakim zakresie.
Dlaczego na egzaminie myli się spis spraw ze spisem zdawczo-odbiorczym?
Bo oba dokumenty są "spisami" i występują w pracy kancelaryjno-archiwalnej. Spis spraw kojarzy się z porządkiem w dokumentach bieżących, a spis zdawczo-odbiorczy z przekazaniem do archiwum. Kluczem jest etap: przekazanie = zdanie i odbiór.
Jak odróżnić w pytaniu egzaminacyjnym dokument ewidencji przekazania akt?
Zwróć uwagę na sformułowania typu "przekazywanie do archiwum zakładowego", "zdanie akt", "przyjęcie dokumentacji". To wskazuje na dokument potwierdzający przekazanie i odbiór, czyli spis zdawczo-odbiorczy, a nie rejestr spraw czy ogólne pismo.
Czy protokół jest używany w pracy archiwum zakładowego?
Tak, protokoły mogą występować przy różnych czynnościach (np. ustaleniach, kontrolach, komisjach), ale nie są typowym podstawowym dokumentem ewidencyjnym przekazania akt z komórki do archiwum. W pytaniach o podstawę przekazania właściwszy jest spis zdawczo-odbiorczy.
Jak przygotować się do pytań o przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego?
Ucz się "mapy procesu": powstawanie sprawy → prowadzenie akt → porządkowanie → przekazanie do archiwum → ewidencja. Do każdego etapu przypisz dokumenty: spis spraw (bieżąca ewidencja), spis zdawczo-odbiorczy (przekazanie), inne druki pomocnicze.
info

Statystycznie 60% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

Materiały:

  • Podręczniki i skrypty z zakresu kancelarii i archiwum zakładowego (spisy, ewidencja, przekazywanie akt)
  • Materiały dydaktyczne z przedmiotu: organizacja i prowadzenie archiwum zakładowego
  • Wewnętrzne instrukcje kancelaryjne/archiwalne stosowane w jednostkach organizacyjnych (do ćwiczeń praktycznych)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego